Annosa questione è quella relativa a STS e ai suoi invii con una domanda che prevale spesso sulle altre: QUANDO?
Psicologi – ma anche altri professionisti sanitari – spesso si interrogano su quando sia il momento migliore, o quello più giusto/ corretto per fare gli invii a STS delle spese sostenute dai propri pazienti. Si apre quindi una voragine di idee, teorie, filosofie che portano a risposte spesso diverse fra loro, talvolta in contrasto. Vediamo quindi di fare un pò di chiarezza.
Partiamo con il dire quindi che – fino al 2024 – STS stesso stabilisce 2 (due) scadenze precise, due punti temporali fermi ed inconfutabili: il 30 settembre (dell’anno in corso) e il 31 gennaio dell’anno dopo. Queste sono le due date collegate con la “trasmissione/ invio” a STS delle fatture di spesa. Poi ci sono due date aggiuntive (indicativamente 8 giorni – ossia praticamente una settimana – le summenzionate, ma – attenzione – solo per le variazioni.
E queste due date (30 settembre e 31 gennaio) sono anticipate da una parolina che spiega piuttosto chiaramente quando effettuare gli invii; la parolina in questione è “entro“.
Vi è un’ulteriore specifica per comprendere quale delle due scadenze (le chiamiamo così proprio perché “anticipate” dalla parola “entro” – come la mozzarella: “Consumare preferibilmente ENTRO…”), poiché non vi è possibilità di libera scelta tra una delle due scadenze e la seconda non è semplicemente l’ultima scadenza possibile.
Nello specifico quindi:
- entro il 30 settembre dell’anno in corso si inviano le fatture saldate nel 1° semestre dell’anno corrente (1° gennaio – 30 giugno)
- entro il 31 gennaio dell’anno successivo si inviano le fatture saldate nel 2° semestre dell’anno in corso (1° luglio – 31 dicembre)
L’accento si pone quindi sulla data del saldo della fattura, cioè del pagamento completo di una determinata fattura, anche perché a STS si inviano i dati “di spesa”, quindi di qualcosa che è stato comprato, pagato, che costituisce per il paziente una spesa. Una fattura emessa ma non saldata non costituisce una spesa (e non può quindi essere inviata a STS).
Ma torniamo al nocciolo della questione: quando inviare?
A seconda della data di spesa, ENTRO una delle due date. Questione semplice penserai tu che stai leggendo. Invece spesso non è così. Come dicevamo all’inizio, spesso si incistano convinzioni bizzarre (anche, a onor del vero, alimentate dai cambiamenti delle istruzioni di STS nel corso degli anni, come l’invio “mensile” mai entrato in vigore e sempre riproposto e paventato). Non è pertanto infrequente che alcuni colleghi vadano in panico verso la fine di un qualunque mese (non relativo o concomitante con le scadenze di cui sopra), convinti di dover trasmettere tutte le fatture del mese (e solo quelle!). Ribadiamo: NON È COSÌ.
Non vi è alcuna necessità di inviare, ad esempio, entro fine aprile le fatture pagate ad aprile, evitando di inviare ad esempio quelle di marzo o febbraio. STS non richiede assolutamente questo (non nel 2024 almeno).
Avere quindi un sistema di invii automatici in cui impostare una data di inizio e di fine di invio non ha alcun senso (può avere senso la data di inizio, ma non quella di fine).
Posso inviare una fattura saldata a luglio a settembre? – Sì, certamente. La fattura saldata a luglio ha come scadenza di invio a STS fine gennaio dell’anno successivo, ma nulla vieta di inviarla prima. Purché l’invio avvenga ENTRO il 31 gennaio. Non vi è obbligo di inviare PRIMA una fattura di un’altra, STS non “guarda” l’ordine di invio. Posso inviare prima le fatture di maggio e poi quelle di gennaio… nessun problema.
A metà gennaio posso inviare le fatture di luglio dell’anno prima insieme alle fatture di gennaio del nuovo anno? – Sì, ovviamente. Anche se pertinenti ad anni differenti e a scadenze differenti non vi è alcun divieto di inviare con largo anticipo le fatture di spesa a STS, essendo sempre nel concetto di “entro la data di xy”.
Ok, ma quindi: quando invio a STS?
Anche subito dopo aver ricevuto il saldo di una fattura. L’importante è non passare/ bucare/ sforare le scadenze che STS impone.
In PsicoGest, attivando l’invio automatico, una fattura viene inviata (se idonea, ossia anche con una data di pagamento) “subito”, non appena diviene pronta. Per la precisione gli invii automatici avvengono ogni 10° minuto di ora. E questo va benissimo: anche se la scadenza di invio di quella fattura è tra diversi mesi, nulla vieta di inviarla subito. Una fattura di gennaio che ha scadenza di invio a settembre può tranquillamente essere inviata a gennaio. Fermo restando che in questo modo si avrà più tempo a disposizione in caso di errori/ correzioni/ modifiche ecc, rispetto ad un invio dell’ultimo minuto, il giorno della scadenza.
Allora conviene inviare subito?
Sì, perché no. Se una fattura è stata emessa ed anche saldata ed è a posto, perché tenerla lì se si sa che sarà soggetta all’invio STS?
Tenere lì una fattura implica il doversi ricordare di inviarla e ogni giorno che passa e in cui la fattura non è stata inviata contiene la possibilità di dimenticarsi dell’invio. Il tempo passa, si hanno tante cose da fare, si emettono altre fatture che parimenti vengono mantenute in attesa… le probabilità di dimenticanza crescono esponenzialmente. Senza contare che la fattura potrebbe contenere un errore: accorgersene prima permette di avere più tempo per la correzione, per richiedere assistenza in caso di difficoltà. Ricordiamo che un mancato invio e/o un invio tardivo oltre scadenza è soggetto a sanzioni!
Inviarla subito invece fornisce immediatamente un feedback: tutto a posto. Fine, non ci si pensa più.
Oppure: errore! Accidenti, correggo subito/ richiedo aiuto per la correzione e ho tutto il tempo per procedere con un nuovo invio.
Togliersi un’incombenza di dosso permette di lavorare più sereni e con minore stress. Ecco perché abbiamo realizzato l’invio automatico di PsicoGest con invio istantaneo (o quasi) della singola fattura non appena pronta.
Articolo scritto in collaborazione con i commercialisti di UnoCheConta, i commercialisti di PsicoGest.
Disclaimer: Le date riportate nell’articolo sono valide per gli anni fino al 2024 incluso. Per anni successivi potrebbero essere state modificate da STS.