Partiamo dal fondo: COSA è una FET? E’ semplicemente l’abbreviazione della Fattura Elettronica, potremmo dire, per potercelo ricordare meglio: “Fattura Elettronicamente Trasmessa” e raggruppa due tipi di fatture elettroniche: FEPR e FEPA. Ovvero Fattura Elettronica (verso) PRivati (cittadini, aziende, tutto ciò che non è PA) e FEPA; che sta per Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione.
Ora che abbiamo fatto le dovute presentazioni, vediamo di capire più dettagliatamente cosa sia la fattura elettronica. Partiamo con il dire che è una fattura speciale, immateriale poiché elettronica. Non ha un vero e proprio “aspetto grafico”, ma è un insieme di codici che viene prodotto e trasmesso. Fermiamoci un attimo.
Siamo tutti abituati alla produzione delle fatture cartacee, sia col bollettario, sia con programmo di scrittura o calcolo (word o excel per non fare nomi), sia con gestionali. In cui grande cura abbiamo magari posto agli spazi, alla scelta dei font, all’abbinamento dei colori, al ridimensionamento dei loghi ecc. ecc. Per non parlare di timbri e affini per chi ancora utilizza sistemi “carta-penna”. Ebbene tutto questo nella fattura elettronica non esiste. O meglio, esiste la possibilità di poter inviare – ad esempio con i gestionali – una “copia cortesia”, ossia una rappresentazione grafica della fattura (con il nostro logo, i nostri font, colori, ecc), MA… non ha alcun valore legale e fiscale questo tipo di documento.
Perché non ha alcun valore? Per il semplice fatto che la fattura elettronica non è quello: è un file (formato XML), quindi immateriale, e contiene solo codici, numeri e qualche parola.
E vi è di più.
Questi codici, numeri, parole, ecc. hanno degli spazi pre-assegnati in cui essere inseriti. Ciò significa che non possiamo deliberatamente scegliere di scrivere tutto – ad esempio – nella descrizione della prestazione. Se il destinatario ci fornisce alcuni dati specifici (come è il caso degli Ordini NSO delle PA), tali dati hanno uno e un solo posto specifico. Inoltre, tali campi sono codificati (ossia predeterminati, pre-impostati, stabiliti) da Agenzia delle Entrate anche per la forma del loro contenuto: solo numeri, numeri e lettere, numeri e lettere e alcuni caratteri speciali, ecc. (la cosa varia da campo a campo), oltre ad avere spesso un numero massimo (e spesso anche minimo) di caratteri consentiti per singolo campo.
Compilati quindi tutti i campi necessari (alcuni specifici potrebbe richiederli direttamente il cliente), la fattura così creata deve essere inviata (entro 12 giorni!) al destinatario, ma non come semplice e-mail, ma tramite SDI (il Sistema di Interscambio, l’organo di AdE che, come dice il nome stesso, è il sistema che gestisce gli scambi o interscambi di fatture in Italia).
Riassumendo: COSA è una fattura elettronica:
- si abbrevia con FET (o FEPA se verso Pubblica Amministrazione)
- è un insieme di codici dalle specifiche pre-determinate da AdE
- è un documento immateriale (formato del file: XML)
- si invia entro 12 giorni dalla prestazione/ data di creazione della fattura
- non si invia via mail, ma tramite SDI
Ora che abbiamo (forse) le idee più chiare su cosa sia una fattura elettronica, vediamo di capire COME si crea. Ebbene la creazione e l’invio di una fattura elettronica può avvenire solo tramite software e quindi il bollettario classico in questi casi non ci servirà. Non sarà possibile emettere fattura elettronica nemmeno con Word o Excel, ma serviranno software appositi, come ad esempio quello messo a disposizione da AdE oppure un gestionale, come ad esempio PsicoGest (se sei psicologo/a).
Questi software contengono infatti tutti i campi di cui parlavamo prima e permettono la creazione del file XML che può poi essere inviato a SDI. L’invio, a seconda dei casi, richiede poi una firma digitale ed è poi buona norma procedere con la conservazione sostitutiva a norma di legge di tutte le fatture elettroniche, emesse e ricevute. Per farla semplice, la conservazione sostitutiva è una conservazione digitale particolare, garantita delle proprie fatture. E’ importante infatti che una fattura sia non modificabile e non alterabile né ora né mai. Inoltre, la conservazione deve avvenire in “luoghi” (virtuali, quindi presso aziende di software specifiche) certificati, che rispettino tutte le normative e che garantiscano quindi la conservazione a norma di legge per 10 anni. Mentre per la firma digitale, sopra menzionata, è un sistema di identificazione della persona che emette la fattura, una firma appunto… ma digitale. Sono complicazioni, certo, ma ci sono anche sistemi per rendere tutto più veloce e agevole, come accade in PsicoGest: dove la firma digitale e la conservazione sostitutiva sono incluse e ti basterà semplicemente conferire delega (pre-compilata), con un semplice clic.
Quindi, disponendo di un software apposito, si compila la fattura e si invia a SDI. Importante ricordare che la fattura va inviata entro 12 giorni dalla prestazione o dalla creazione della fattura, anche se non pagata. O meglio, è normale che si invii la fattura senza aver ricevuto il pagamento: è infatti SDI che la riceve da noi e poi la consegna al destinatario. Il destinatario la riceve e la mette in pagamento.
Riassumendo: COME fare una fattura elettronica
- con un software apposito
- in presenza di una firma digitale
- con l’attivazione della conservazione sostitutiva
Abbiamo già fatto qualche accenno, ma repetita juvant: QUANDO si fa fattura elettronica? La risposta rapida è: SEMPRE. Ma approfondiamo.
Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti: ordinari (lo era già da diverso tempo), forfetari (lo era dal luglio 2023, ma con limitazioni); dal 2024 è invece stato stabilito che sia obbligatoria per tutti, senza distinzioni di regime e di fatturato/ ricavi.
MA…
Esatto, c’è un unico grande “MA”, l’eccezione in cui non solo non è consentito emettere fattura elettronica, ma è proprio vietato ed è la situazione in cui si verificano contemporaneamente due condizioni:
- fattura destinata a soggetto privato (persona fisica)
- fattura che contiene una prestazione sanitaria
Le fatture di prestazioni sanitarie destinate a persone fisiche infatti DEVONO essere “normali”, tradizionali, quindi non elettroniche. Per fare un esempio: la fattura alla signora Rossi (persona fisica, con solo il CF in fattura) per le sue sedute di psicoterapia (che sono prestazioni sanitarie), NON potranno essere elettroniche, ma saranno fatture normali.
Vediamo un piccolo specchietto riepilogativo delle varie situazioni:
| prestazione | destinatario | tipo fattura |
| sanitaria | privato (paziente) | NORMALE |
| non sanitaria | privato (paziente) | ELETTRONICA |
| sanitaria | azienda/ Ente/ Ambulatorio, ecc. | ELETTRONICA |
| non sanitaria | azienda/ Ente/ Ambulatorio, ecc. | ELETTRONICA |
| sanitaria | Pubblica Amministrazione (PA) | ELETTRONICA PA |
| non sanitaria | Pubblica Amministrazione (PA) | ELETTRONICA PA |
Inoltre ricorda di inviare la fattura elettronica a SDI entro 12 giorni dalla data della fattura. E’ il tempo massimo consentito da AdE, oltre il quale rischi una sanzione.
Riassumendo: QUANDO fare una fattura elettronica
- sempre
- entro 12 giorni dalla data fattura
- mai se è per una prestazione sanitaria ad un privato (CF)
Veniamo infine all’ultima domanda posta nel nostro titolo: PERCHE‘?
La fattura elettronica può essere una bella “rottura”, ma porta con sé notevoli vantaggi. Il fatto che la sua emissione sia garantita da un organo come SDI (cioè AdE) è senz’altro un elemento importante: l’invio e la consegna sono soggetti infatti alla ricezione di una “ricevuta di consegna”, documento fiscale e legale pienamente valido. Un destinatario che asserirà di non aver ricevuto la fattura potrà essere facilmente smentito dall’esibizione della ricevuta… niente più “scuse” quindi.
Inoltre facilita enormemente anche il calcolo delle proprie imposte, anche e soprattutto per i forfetari: emettendo e ricevendo fatture elettroniche, il calcolo del proprio imponibile è presto fatto per non dire automatico. Il commercialista è più contento e gli errori si riducono in maniera sensibile.
Non trascurabile poi la questione del bollo: fattura elettronica significa bollo virtuale o elettronico. Ovverosia niente più tabaccai, adesivini da appiccicare come stickers: accedi al tuo cassetto fiscale ogni 3 mesi e paghi tutti i bolli che ti ha direttamente conteggiato AdE con un bel F24. Tutto tracciato, limpido e cristallino.
In ultimo, ma non per importanza, la fattura elettronica strizza l’occhio anche all’ambiente (e allo spazio!): niente più cartacce in giro per lo studio e niente più faldoni da conservare per anni e anni che regolarmente finiscono a prendere polvere in cantina: la fattura è un file, salvato e conservato a prova di qualsiasi elemento, per 10 anni.
Riassumendo: PERCHE’ fare una fattura elettronica
- perché è obbligatorio
- perché è sicura e certificata da AdE
- perché semplifica la questione bollo
- riduce il consumo di carta
- facilita la conservazione
Ci stavamo dimenticando la risposta all’ultima delle nostre domande: DOVE.
Dove fare la fattura elettronica? O per meglio dire con quale sistema poterla fare efficacemente?
Ovviamente è possibile farla – come detto sopra – grazie agli strumenti messi a disposizione da AdE stessa: fa quello che deve fare, senza fronzoli e magari con poca attenzione alla user experience e alla interfaccia. Quindi in alcuni casi può risultare difficile e non immediata. In questo caso sarà necessario dotarsi di firma digitale e attivare la conservazione gratuita sul sito di AdE (sempre gratuita e sempre raccomandabile anche se si utilizzano altri sistemi… essendo gratuita…).
Se invece sei alla ricerca di un sistema che abbia già tutto incluso, dedicato e pensato per Psicologi, con una navigabilità studiata e semplificata per velocizzare la creazione delle tue fatture, che contenga già firma digitale e conservazione a norma, allora PsicoGest potrà senz’altro fare al caso tuo. Ti permetterà poi di fare molto altro: emettere tranquillamente anche le fatture non elettroniche ed inviarle direttamente a SDI, anche in modo massivo, collegare il commercialista, connettere i pazienti che potranno quindi sempre accedere alle proprie fatture e molto molto altro.
Bene, a questo punto possiedi tutte le informazioni necessarie sulla fattura elettronica. E’ obbligatoria e da qui non si scappa. Puoi solo scegliere come farla: usando la strada un pò più complessa e dispendiosa di tempo, oppure scegliendo quella più facilitata di PsicoGest.